Contabilización de Compras: Cuentas, Descuentos y Devoluciones
1. Concepto de Compras en Contabilidad
Por compras entendemos los aprovisionamientos de la empresa de bienes incluidos en los subgrupos 30, 31 y 32 del Plan General Contable (PGC). Comprende también los trabajos que, formando parte del proceso de producción propia, se encarguen a otras empresas.
2. Cuentas Asociadas a las Compras
Dependiendo del tipo de bien adquirido, se utilizará una cuenta contable diferente del grupo 6:
- (600) Compra de mercaderías → equivale a (300) Mercaderías
- (601) Compra de materias primas → equivale a (310) Materias primas
- (602) Compra de otros aprovisionamientos → equivale a (32X): repuestos, embalajes, envases, material de oficina, etc.
- (607) Trabajos realizados por otras empresas
Las cuentas de existencias del grupo 3 no tienen movimiento durante el ejercicio económico; únicamente se anota su saldo al inicio y al final del mismo.
El IVA soportado, cuando sea deducible, se registra en la cuenta (472) H.P. IVA Soportado. Cuando no sea deducible, se añade al precio de compra.
3. Precio de Adquisición y Compras con Gastos Asociados
Según el PGC, las cuentas del grupo 6 se cargarán por el precio de adquisición, calculado así:
- Precio de compra (según factura)
- Menos: descuentos incluidos en factura
- Más: todos los gastos originados en la operación (transportes, seguros, derechos arancelarios, IVA no deducible, etc.)
Por ejemplo, si una empresa compra mercaderías por 38.000 € con un descuento del 5% (1.900 €) y gastos de transporte de 300 €, el importe a registrar en la cuenta (600) será: 38.000 − 1.900 + 300 = 36.400 €.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| (600) Compra de mercaderías | 36.400,00 | |
| (472) H.P. IVA Soportado | 1.456,00 | |
| (400) Proveedores | 37.856,00 |
4. Descuentos Fuera de Factura
Cuando el proveedor concede un descuento después de emitida la factura, no se puede modificar la cuenta de compras original. El PGC prevé cuentas específicas para estos casos:
- (606) Descuentos sobre compras por pronto pago: se aplican si se paga antes de un plazo determinado.
- (608) Devoluciones de compras y operaciones similares: incluye descuentos por defectos de calidad o incumplimientos en plazos de entrega.
- (609) Rappels por compras: se aplican si el volumen de compras alcanza un determinado importe.
Estas tres cuentas, a pesar de pertenecer al grupo 6, se abonan cuando se produce el descuento (movimiento en el haber). Se consideran un «menor gasto». Además, el IVA Soportado (472) también se abona por el IVA correspondiente al descuento.
La estructura del asiento es:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| (400) Proveedores | Descuento + IVA | |
| (606)/(608)/(609) | Importe descuento | |
| (472) H.P. IVA Soportado | IVA del descuento |
5. Devoluciones de Compras
Cuando se devuelve mercancía al proveedor, ya sea por defectos de calidad, mal estado u otros motivos, se utiliza la cuenta (608) Devoluciones de compras y operaciones similares. La contabilización sigue la misma mecánica que los descuentos fuera de factura:
- La cuenta (608) se abona por el importe de la devolución.
- El IVA Soportado (472) también se abona.
- La deuda con el proveedor disminuye, por lo que la cuenta (400) se carga.
Es importante recordar que no se disminuye directamente la cuenta de compras original, sino que se utiliza esta cuenta específica para que la información contable sea más precisa y auditables.
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Contabilización de Ventas: Cuentas, Descuentos y Devoluciones
1. Concepto de Ventas en Contabilidad
Por ventas entendemos la enajenación de bienes o la prestación de servicios que son objeto del tráfico de la empresa. Las ventas generan ingresos para la empresa y se registran en las cuentas del grupo 7 del Plan General Contable (PGC).
2. Cuentas Asociadas a las Ventas
Dependiendo del tipo de bien o servicio vendido, se utilizará una cuenta diferente:
- (700) Venta de mercaderías: bienes adquiridos para su reventa sin transformación.
- (701) Venta de productos terminados: bienes fabricados por la propia empresa.
- (702) Venta de productos semiterminados: producción en proceso parcialmente terminada.
- (703) Venta de subproductos y residuos: productos secundarios del proceso productivo.
- (704) Venta de envases y embalajes: cuando se venden de forma independiente.
- (705) Prestación de servicios: cuando la actividad principal es la prestación de servicios (peluquerías, asesorías, transportistas, etc.).
El IVA repercutido, es decir, el IVA cobrado al cliente, se registra en la cuenta (477) H.P. IVA Repercutido, que es una cuenta de pasivo.
3. Ventas con Descuentos en Factura y Gastos Asociados
Las ventas se contabilizan sin incluir los gastos que origine la operación, ya que normalmente son por cuenta del comprador. Los descuentos y similares incluidos en la factura se consideran menor importe de la venta.
El importe a registrar en la cuenta de ventas se calcula así:
- Precio de venta
- Menos: descuentos incluidos en factura
Ejemplo: si se venden mercaderías por 6.500€ con un descuento comercial del 8%, la cuenta (700) se abonará por 5.980€ (6.500 − 520).
4. Los Transportes en las Ventas
En ocasiones, la empresa vendedora entrega el producto en el lugar solicitado por el cliente. Este servicio puede prestarse de dos formas:
- Portes a cargo del vendedor (gastos suyos): se registran en la cuenta (624) Transportes como gasto, no se incluyen en el ingreso de ventas.
- Portes a cargo del cliente (reembolsables): se facturan al cliente y se registran como ingreso en la cuenta (759) Ingresos por servicios diversos, añadiéndose a la base imponible de la factura.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| (430) Clientes | Total factura | |
| (700) Venta de mercaderías | Importe neto | |
| (759) Ingresos por servicios diversos | Importe portes | |
| (477) H.P. IVA Repercutido | IVA total |
5. Descuentos Fuera de Factura en Ventas
Cuando se concede un descuento después de emitir la factura, se utilizan cuentas específicas del subgrupo 70:
- (706) Descuentos sobre ventas por pronto pago: si el cliente paga antes de un plazo determinado.
- (708) Devoluciones de ventas y operaciones similares: incluye descuentos por defectos de calidad o incumplimientos de plazo.
- (709) Rappels sobre ventas: si las ventas a un cliente alcanzan un determinado volumen.
Estas cuentas, aunque pertenecen al grupo 7 (ingresos), se cargan cuando se produce el descuento (movimiento en el Debe). Se consideran un «menor ingreso». El IVA Repercutido (477) también se carga en el asiento.
6. Devoluciones de Ventas
Cuando el cliente devuelve mercancía por cualquier motivo (calidad, plazo, defectos), se utiliza la cuenta (708) Devoluciones de ventas y operaciones similares. La mecánica es:
- La cuenta (708) se carga por el importe de la devolución.
- El IVA Repercutido (477) también se carga.
- La deuda del cliente disminuye, por lo que la cuenta (430) se abona.
Esta operación se documenta mediante una factura rectificativa emitida por la empresa vendedora.
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Anticipos a Proveedores y de Clientes: Contabilización
1. ¿Qué es un Anticipo?
Un anticipo es una entrega de dinero realizada antes de que se produzca la operación comercial definitiva (compra o venta). Es habitual cuando una empresa encarga un pedido importante y el proveedor exige una señal a cuenta, o cuando un cliente reserva mercancía pagando parte del precio por adelantado.
El proveedor tiene la obligación de emitir una factura del anticipo recibido. Tanto los anticipos a proveedores como los de clientes están sujetos a IVA.
2. Anticipos a Proveedores
Cuando nuestra empresa entrega dinero a cuenta de una futura compra, utilizamos la cuenta (407) Anticipos a proveedores. La cuenta (407) es de activo, porque el dinero entregado sigue perteneciendo a nuestra empresa hasta que el proveedor formalice la entrega.
- La cuenta (407) se carga por el importe neto del anticipo (sin IVA).
- La cuenta (472) H.P. IVA Soportado se carga por el IVA del anticipo.
- La cuenta (400) Proveedores se abona por el total (importe + IVA).
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| (407) Anticipos a proveedores | Base neta | |
| (472) H.P. IVA Soportado | IVA anticipo | |
| (400) Proveedores | Total anticipo |
3. Compra Definitiva tras el Anticipo
Al recibir la factura definitiva, se dan de baja el anticipo y se registra la compra completa:
- (60X) se carga por la base total de la factura.
- (472) solo recoge el IVA restante: IVA factura − IVA anticipo.
- (407) se abona por la base del anticipo, cancelándola.
- (400) recoge solo la deuda pendiente: total factura − anticipo total (con IVA).
Ejemplo: anticipo 200€ (IVA 21% incluido) → base 165,29€, IVA 34,71€. Compra definitiva 1.000€ + 21%. Asiento: (600) 1.000 + (472) 175,29 / (407) 165,29 + (400) 1.010.
4. Anticipos de Clientes
Cuando la empresa recibe dinero a cuenta de una futura venta, utiliza la cuenta (438) Anticipos de clientes, que es de pasivo.
- (430) Clientes se carga por el total cobrado.
- (438) se abona por el importe neto.
- (477) se abona por el IVA del anticipo.
5. Venta Definitiva tras el Anticipo
Al formalizar la venta:
- (70X) se abona por la base total de la factura.
- (477) solo recoge el IVA restante: IVA total − IVA anticipo.
- (438) se carga cancelándola.
- (430) refleja solo el importe pendiente: total factura − anticipo total.
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Efectos Comerciales: Cartera, Descuento e Impagados
1. Efectos Comerciales a Cobrar
Cuando un cliente acepta una letra de cambio o pagaré en pago de su deuda, la empresa transforma el saldo de (430) Clientes en la cuenta (431) Clientes, efectos comerciales a cobrar. Esta cuenta se desglosa en cuatro subcuentas según la situación del efecto:
- (4310) Efectos comerciales en cartera: en poder de la empresa, pendientes de cobro o entrega al banco.
- (4311) Efectos comerciales descontados: llevados al banco para su anticipo (descuento).
- (4312) Efectos comerciales en gestión de cobro: entregados al banco para que gestione el cobro a su vencimiento.
- (4315) Efectos comerciales impagados: no pagados a su vencimiento.
El asiento de aceptación de la letra es: Debe (4310) / Haber (430).
2. Efectos en Gestión de Cobro
La empresa entrega los efectos al banco para que los cobre a su vencimiento sin anticipar el importe. Solo hay comisiones, sin intereses.
- Entrega al banco: Debe (4312) / Haber (4310).
- Si el cliente paga: Debe (572) y (626)+(472) / Haber (4312).
- Si no paga (impagado): Debe (4315) / Haber (4312). Gastos: Debe (626)+(472) / Haber (572).
3. Descuento de Efectos
El banco anticipa el importe del efecto antes de su vencimiento, cobrando intereses (664/665) y comisiones (626). Supone un riesgo contingente reflejado en (5208) Deudas por efectos descontados.
| Asiento | Cuentas |
|---|---|
| Al llevar al descuento | Debe (4311) / Haber (4310) |
| Ingreso del neto bancario | Debe (572)+(664/665)+(626)+(472) / Haber (5208) |
| Si cliente paga a vencimiento | Debe (5208) / Haber (4311) |
| Si cliente no paga (impagado) | Debe (4315) / Haber (4311) + Debe (5208)+(626) / Haber (572) |
4. Créditos de Dudoso Cobro
Cuando hay dudas razonables de que el cliente no pagará, se reclasifica a (436) Clientes de dudoso cobro: Debe (436) / Haber (4315) o (430). Si finalmente se cobra: Debe (430) o (572) / Haber (436). Si es incobrable: Debe (650) Pérdidas de créditos incobrables / Haber (436).
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Contabilización de la Nómina: Asiento Completo y Cuentas
1. Estructura de la Nómina
La nómina es el documento que acredita la retribución del trabajador. Su estructura básica distingue entre salario bruto y salario neto (líquido a percibir):
- Salario bruto: retribución total acordada antes de deducciones.
- Deducciones: cuotas de Seguridad Social del trabajador + retención IRPF.
- Salario neto = Salario bruto − Deducciones.
2. Cuentas que Intervienen
El asiento de nómina utiliza las siguientes cuentas:
- (640) Sueldos y salarios: recoge el salario bruto de todos los trabajadores. Cuenta de GASTO.
- (642) Seguridad Social a cargo de la empresa: cuota patronal que la empresa paga a la SS. Cuenta de GASTO.
- (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores: deuda total con la SS (cuota empresa + cuota trabajador). Cuenta de PASIVO.
- (4751) H.P. Acreedora por retenciones practicadas: IRPF retenido al trabajador que debe ingresarse a Hacienda. Cuenta de PASIVO.
- (465) Remuneraciones pendientes de pago: nómina devengada pendiente de pagar. Cuenta de PASIVO.
- (460) Anticipos de remuneraciones: cantidades adelantadas al trabajador. Cuenta de ACTIVO.
3. Estructura del Asiento de Nómina
| Debe | Haber |
|---|---|
| (640) Sueldos y salarios [salario bruto] | (476) OSSA [SS empresa + SS trabajador] |
| (642) SS a cargo empresa [cuota patronal] | (4751) H.P. retenciones [IRPF retenido] |
| (460) Anticipos [si hay] | |
| (465) Remuneraciones pendientes [neto a pagar] |
El importe de (476) = SS empresa (642) + SS trabajador (descuento sobre el bruto). El importe de (465) = Salario bruto − SS trabajador − IRPF − Anticipos.
4. Pago de la Nómina
Cuando se paga la nómina: Debe (465) / Haber (570) Caja o (572) Banco.
Si se paga en el momento de contabilizarla, se usa directamente (570) o (572) en lugar de (465).
5. Pago a la Seguridad Social y a Hacienda
Periódicamente (mensual para SS, trimestral para IRPF): Debe (476) / Haber (572) para pagar a la SS. Debe (4751) / Haber (572) para ingresar el IRPF a Hacienda.
6. Anticipo de Nómina
Cuando se concede un anticipo al trabajador: Debe (460) / Haber (572). En el asiento de la nómina, (460) aparece en el Haber por el importe del anticipo, reduciéndose el neto a cobrar.
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Regularización y Deterioro de Existencias al Cierre
1. Sistema Especulativo
El PGC utiliza el sistema especulativo para las existencias: las cuentas del grupo 3 no tienen movimiento durante el ejercicio. Solo se actualizan al inicio y al cierre mediante el asiento de regularización.
2. Regularización de Existencias (31/12)
El 31 de diciembre se realizan dos asientos:
- Baja de existencias iniciales: Debe (610) Variación de existencias / Haber (300) Mercaderías [por el saldo inicial].
- Alta de existencias finales: Debe (300) Mercaderías / Haber (610) Variación de existencias [por el saldo final].
La cuenta (610) Variación de existencias de mercaderías puede tener:
- Saldo deudor: existencias iniciales > finales (más consumo que compras). Es un GASTO adicional.
- Saldo acreedor: existencias finales > iniciales (más compras que consumo). Es un INGRESO (menor gasto).
Las cuentas equivalentes para otros tipos de existencias son: (611) materias primas, (612) otros aprovisionamientos, (712) productos terminados.
3. Deterioro de Existencias
Al cierre, si el valor neto realizable (VNR) de las existencias es inferior a su precio de adquisición, debe dotarse un deterioro. VNR = Precio de venta estimado − Costes de venta.
Las cuentas utilizadas son:
- (693) Pérdidas por deterioro de existencias: cuenta de GASTO que recoge el deterioro dotado.
- (39X) Deterioro de valor de las existencias: cuenta correctora de activo (contrapartida del gasto).
- (793) Reversión del deterioro de existencias: INGRESO cuando desaparecen las causas del deterioro.
Asiento de deterioro: Debe (693) / Haber (39X) por el importe del deterioro.
Asiento de reversión: Debe (39X) / Haber (793) si el VNR sube en el ejercicio siguiente.
4. Ejemplos
Existencias iniciales 20.000€, finales 15.000€ → (610) saldo deudor 5.000€ (mayor gasto). Existencias iniciales 20.000€, finales 25.000€ → (610) saldo acreedor 5.000€ (menor gasto/ingreso).
Existencias adquiridas por 60.000€; VNR a 31/12 = 55.000€ − 1.000€ costes venta = 54.000€. Deterioro = 60.000 − 54.000 = 6.000€ → Debe (693) 6.000 / Haber (390) 6.000.
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