UT2. Procesos de selección de proveedores
CFGS Administración y Finanzas · Gestión Logística y Comercial (GLC02)
Caso práctico de partida
Carmen está preocupada porque el proveedor de envases ha incumplido varias veces los plazos de entrega, lo que ha provocado pérdida de ventas. Decide que hay que buscar nuevos proveedores, tanto de aceite como de envases, antes de realizar una nueva compra.
Luna se encargará de la búsqueda: usará Internet (acotando la búsqueda) y también otros medios, como una feria de muestras de productos oleícolas en Jaén.
A lo largo de esta unidad recorrerás todo el proceso: buscar proveedores, pedirles ofertas, fijar criterios de selección, gestionar la información con aplicaciones informáticas, archivarla y, finalmente, comparar ofertas de forma objetiva mediante un baremo de puntos.
1. Identificación de las fuentes de suministro
La búsqueda del proveedor o proveedores adecuados exige conocer al máximo el mercado y realizar una búsqueda minuciosa y exhaustiva. La complejidad de este proceso depende del volumen de compras de la empresa.
1.1 Productos o servicios adquiridos con anterioridad
El departamento de compras ya conoce algunos proveedores (tiene una base de datos), pero es imprescindible actualizar esa información y buscar también proveedores que no estén en ella.
Reflexiona: ¿debemos buscar nuevos proveedores únicamente para obtener precios más baratos?
Aunque el precio es un factor muy importante, nunca debe tomarse de forma aislada; también hay que considerar la calidad de los productos y el servicio que ofrece el proveedor.
1.2 Productos o servicios adquiridos por primera vez
El departamento de compras debe buscar posibles proveedores en fuentes como revistas especializadas, personas relacionadas con el sector, Internet, etc. A veces estos proveedores son recomendados por el propio boletín de compras.
1.3 Búsqueda de proveedores potenciales on-line
Internet se ha convertido en un medio imprescindible para buscar proveedores a nivel mundial, cosa impensable por métodos tradicionales sin invertir grandes recursos. Contar con presencia en la red es clave: si no estás en el espacio virtual, pierdes clientes potenciales cada día.
1.4 Búsqueda de proveedores potenciales off-line
Además de Internet, se puede recopilar información sobre posibles proveedores en:
- Prensa, radio y televisión
- Publicaciones especializadas del sector
- Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro
- Ferias y exposiciones comerciales
- Páginas amarillas
- Asociaciones empresariales, cámaras de comercio y bases de datos públicas/privadas
- La competencia
Reflexiona: ¿es más importante tener acceso a Internet que tener una línea de teléfono para buscar proveedores?
Independientemente del medio empleado para conseguir información, lo verdaderamente importante es cómo se trata esa información, pues de ello depende obtener resultados positivos.
2. Petición de ofertas de aprovisionamiento
Una vez elegidos los proveedores que interesan, el siguiente paso es ponerse en contacto con ellos para solicitar información sobre la compra que se quiere realizar: esto se llama petición de ofertas. Se basa en pedir por escrito al proveedor las condiciones técnicas y comerciales que puede ofrecer.
2.1 Documento de petición de oferta
El impreso o carta debe contener, al menos:
- Presentación y persona de contacto del departamento de compras
- Condiciones de presentación de la oferta (soporte y persona de contacto del proveedor)
- Condiciones económicas: precio, descuentos, gastos de envase/embalaje, transporte y seguros, forma de pago, gastos de instalación/montaje, moneda
- Condiciones de servicio: plazo de entrega, adiestramiento de empleados, servicio posventa
- Características del producto: calidad, condiciones de embalaje, periodo de garantía
- Aspectos administrativos: documentación necesaria y legislación aplicable
Ejercicio resuelto (original)
La empresa necesita adquirir 1.000 garrafas de 5 litros para envasar aceite. Realiza el proceso de búsqueda de proveedores y envía una petición de oferta a los seleccionados.
Se fijan criterios de búsqueda (proveedor cercano y respetuoso con el medioambiente), se acota la búsqueda a la provincia de la empresa y, tras consultar fuentes on-line y off-line, se seleccionan proveedores a los que se envía una carta de petición de oferta indicando los datos del comprador, la cantidad y producto deseado, y solicitando información sobre condiciones económicas, de servicio, características del producto y aspectos administrativos.
2.2 Pliego de condiciones
El pliego de condiciones permite al proveedor establecer su oferta con exactitud. Puede redactarse de dos formas: (1) pidiendo una oferta detallada de todas las condiciones (habitual en contratos públicos), o (2) preguntando solo por las mejores condiciones comerciales, sin necesidad de detalle.
3. Criterios de selección/evaluación de proveedores
No todas las empresas establecen los mismos criterios: cada una debe fijar los que mejor se adapten a sus necesidades. En el momento de seleccionar a un proveedor son muchos los factores a tener en cuenta: precio, condiciones de pago, calidad y servicio. Hay que buscar un equilibrio entre todos ellos: un precio excelente no sirve de nada si la calidad no es buena.
Reflexiona: ¿es mejor ser un cliente grande para un proveedor pequeño que un cliente pequeño para un proveedor grande?
Si somos un cliente grande para un proveedor pequeño, es probable que recibamos más atención, mejor servicio y más seguridad que si somos un cliente pequeño para uno grande.
3.1 Selección de proveedores
Una correcta selección sigue cuatro fases:
- Búsqueda de información.
- Solicitud de información directa a los proveedores sobre calidad, condiciones económicas y otras condiciones.
- Evaluación de los proveedores: estudio exhaustivo y eliminación sucesiva, elaborando una ficha del proveedor y un cuadro comparativo.
- Selección del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones más adecuadas.
3.2 Evaluación de proveedores
Para seleccionar proveedores se utilizan criterios económicos, de servicio, de calidad y factores de riesgo. Cada empresa establecerá los que mejor se adapten a sus necesidades.
4. Aplicaciones informáticas de gestión y seguimiento de proveedores
No basta con recopilar la información sobre proveedores: hay que gestionarla.
- Gestión de almacén: existen compañías TIC que ofrecen software de negocios diseñado para cubrir el control de inventarios y cadenas de suministro. La incorporación de etiquetas electrónicas permite identificar y obtener información a distancia a lo largo del aprovisionamiento, almacenaje y distribución.
- Integración departamental: implantación de Sistemas de Información Integrados que coordinan las aplicaciones de gestión de todos los departamentos y funciones de la empresa (por ejemplo, un ERP: Enterprise Resource Planning).
5. Registro y valoración de proveedores: archivo y actualización
Las fuentes de aprovisionamiento cambian de temporada en temporada, por lo que conviene llevar, al menos, una copia de las operaciones realizadas y tener toda la información posible sobre los proveedores. Las condiciones que debe reunir una base de datos o archivo de proveedores son:
- Que los registros estén ordenados, bajo un sistema de fácil localización
- Que exista un fichero de seguridad, para casos de extravío
- Que contenga todos los datos necesarios y esté rigurosamente actualizado
La ficha del proveedor contiene: datos de identificación (CIF, dirección completa...), artículos que fabrica o comercializa, condiciones comerciales y observaciones. También existe la ficha de producto, con el nombre/código del artículo, los proveedores preseleccionados por orden de prioridad y observaciones sobre las ofertas recibidas.
5.1 Clasificación de los registros
Los sistemas de clasificación más utilizados son:
- Orden alfabético: por nombre de personas/organizaciones, localidad o categoría/asunto. Se clasifica primero por el primer apellido, luego el segundo y por último el nombre de pila.
- Orden numérico: se asigna progresivamente una serie de números (consecutivo, simple, dígitos terminales o centrales).
- Orden mixto: combinación de los anteriores (número + letra, letra + número, etc.).
6. Análisis comparativo de ofertas
Para seleccionar al mejor proveedor hay que valorar cuantitativamente las ofertas recibidas, teniendo en cuenta factores económicos, de calidad, de servicio y de riesgo, mediante un baremo de puntuación objetivo.
6.1 Proceso de valoración de ofertas
El proceso sigue tres pasos: 1) elegir los criterios de valoración; 2) asignar una puntuación a cada criterio según su importancia; 3) atendiendo a los resultados, realizar la selección del proveedor.
Ejercicio resuelto (original) — baremo para aceite a granel
¿Qué criterios y qué baremos establecerías para seleccionar un proveedor de aceite a granel de la empresa Andalucía Vende?
Criterios económicos: precio unitario 25 puntos, plazo de pago 25 puntos. Criterios de calidad (muy importante): 20 puntos. Criterios de servicio, plazo de entrega: 15 puntos. Total: 85 puntos (más solvencia/otros factores hasta 100).
6.2 Precio unitario del producto
Cuando en una misma compra se adquieren varios productos, los gastos suelen venir dados conjuntamente y hay que repartirlos. Una forma de hacerlo es mediante la constante de proporcionalidad k:
importe bruto = C₁×P₁ + C₂×P₂ + … + Cₙ×Pₙ
coste total = importe bruto − descuentos + gastos
Calculadora guiada: constante k
Ejemplo del ejercicio resuelto: 500 l de aceite Virgen Extra Picual a 2,90 €/l, 400 l de Hojiblanca a 2,80 €/l y 200 l de Virgen a 2,70 €/l. Descuento comercial 5%, portes 200 €, embalaje 100 €.
6.3 Comparación de ofertas
Con el precio unitario ya calculado, se sigue aplicando el baremo de puntos establecido para cada criterio.
Anexo IV — Ejercicio completo (original): EMBASUR S.R.L. vs EMBASES XUCAR S.R.L.
Compra de 10.000 botellas de cristal de 500 cc. Baremo: coste unitario 40 pts (óptimo 0,24 €/botella), plazo de entrega 20 pts (óptimo 1 día), plazo de pago 10 pts (óptimo 90 días), demanda de la marca 20 pts, stock y solvencia 10 pts.
| Concepto | EMBASUR S.R.L. | EMBASES XUCAR S.R.L. |
|---|---|---|
| Precio unitario | 0,25 €/uni | 0,25 €/uni |
| Descuentos | Comercial 2% + Volumen 2% + Pronto pago 1% | Comercial 2% + Volumen 5% (compras >3.000€) |
| Gastos | Transporte 150€ + Seguros 100€ | Transporte y seguros pagados |
| Precio adquisición | 0,2627 €/uni → 36,54 pts | 0,245 €/uni → 39,38 pts |
| Plazo de entrega | 2 días → 10,00 pts | 10 días → 2,00 pts |
| Plazo de pago | 90 días → 10,00 pts | 30 días → 3,33 pts |
| Demanda de la marca | Muy alta → 20,00 pts | Baja → 0,00 pts |
| Stock y solvencia | Buena → 5,00 pts | Mala → 0,00 pts |
| Total | 76,54 (ver nota) | 43,71 (ver nota) |
Nota: el plazo de entrega de EMBASUR se puntúa con 5,00 pts (no 10,00) en el documento original al aplicar la regla de tres inversa; la conclusión del caso no varía: el proveedor elegido es EMBASUR S.R.L., porque aunque su precio es algo superior, el resto de condiciones (plazo, demanda y solvencia) son mucho mejores.
Tarjetas de estudio: vocabulario clave
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Evaluación final
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GLC02 · UT2. Procesos de selección de proveedores
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