El Procedimiento Administrativo: fases, plazos y silencio
¿Qué es el procedimiento administrativo?
El procedimiento administrativo es el cauce formal en el que se concreta la actuación de la Administración Pública, garantizando que esta no actúe de forma arbitraria. Está regulado por la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común, concretamente en los artículos 54 a 105.
Sus características esenciales son: es gratuito, predomina la forma escrita, tiene pocas formalidades (lo que lo hace ágil), y predomina la actuación de oficio por parte de la Administración frente a la iniciativa particular.
Fases del procedimiento administrativo
El procedimiento se estructura en cinco fases: iniciación, ordenación, instrucción, finalización y ejecución.
1. Iniciación
El procedimiento puede iniciarse de dos formas:
- De oficio: por propia iniciativa del órgano competente, por orden superior, a petición de otro órgano o por denuncia.
- A instancia del interesado: cualquier titular de derechos o intereses legítimos puede iniciar el procedimiento. La solicitud debe contener nombre y apellidos del interesado o representante, lugar a efectos de notificaciones, hechos y razones de la solicitud, lugar y fecha, firma, y órgano al que se dirige. Puede presentarse en registros públicos, Correos u oficinas consulares.
2. Ordenación
Una vez iniciado el procedimiento, este se ordena siguiendo estos principios:
- Impulso de oficio por parte de la Administración.
- Un solo acto para todos los trámites posibles (principio de celeridad).
- Despacho de los expedientes por orden de incoación.
- Los interesados disponen de 10 días para cumplimentar los trámites que les correspondan.
3. Instrucción
La instrucción tiene por objeto proporcionar al órgano decisor los elementos de juicio necesarios para resolver. Se realiza de oficio y comprende tres tipos de actividades:
- Aportación de datos: los interesados pueden hacer alegaciones y aportar documentos en cualquier momento anterior al trámite de audiencia. La información pública se anuncia en el Boletín Oficial y el plazo mínimo para alegar es de 20 días. El trámite de audiencia tiene un plazo de 10 a 15 días.
- Pruebas: pueden practicarse por cualquier medio admisible en Derecho (documental, pericial, confesional…). El plazo es de 10 a 30 días.
- Informes: realizados por órgano distinto al que resolverá. Son, con carácter general, facultativos y no vinculantes, con un plazo de 10 días.
4. Finalización
El modo normal de finalización es la resolución, que debe contener la decisión motivada, información suficiente, el plazo para interponer recurso y el órgano ante el que interponerlo. Existen otras formas de finalización:
- Desistimiento: declaración del interesado de no continuar; puede iniciarse de nuevo.
- Renuncia: el interesado renuncia al derecho; no puede volver a iniciar el procedimiento.
- Caducidad: paralización imputable al interesado durante más de 3 meses.
- Terminación convencional: acuerdo entre la Administración y los interesados.
- Imposibilidad material: por causas sobrevenidas (ej.: fallecimiento del interesado).
5. Ejecución
Los actos administrativos se presumen legítimos y son ejecutivos desde que se dictan (ejecutividad). Si el ciudadano no cumple voluntariamente, la Administración puede acudir a la ejecución forzosa, siempre bajo el principio de proporcionalidad, mediante: apremio sobre el patrimonio, ejecución subsidiaria, multa coercitiva o compulsión sobre las personas.
Términos y plazos
Los plazos son fundamentales, pues su incumplimiento puede acarrear la pérdida de derechos. Las reglas más importantes son:
- El plazo general comienza a contarse desde el día siguiente a la notificación o publicación.
- Los plazos en días se computan en días hábiles (excluidos sábados, domingos y festivos).
- Los plazos en meses o años finalizan el mismo día del mes o año en que se produjo la notificación.
- Si el último día es inhábil, el plazo se prorroga al primer día hábil siguiente (salvo plazos de caducidad).
- Los registros electrónicos permiten presentar documentos las 24 horas los 365 días del año.
El silencio administrativo
El silencio administrativo se produce cuando la Administración no resuelve expresamente una petición en el plazo establecido (máximo 6 meses, o 3 si no se indica plazo). Puede ser:
- Silencio positivo: se presume que la Administración ha respondido favorablemente. Es la regla general en procedimientos iniciados a solicitud del interesado.
- Silencio negativo: se presume denegación. Se aplica como excepción cuando así lo establezca una ley, cuando la petición implique transferencia de dominio público, o en procedimientos de impugnación.
Aunque opere el silencio, la Administración sigue obligada a resolver de forma expresa.
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El Acto Administrativo: elementos, tipos y validez
¿Qué es el acto administrativo?
El acto administrativo es la decisión formal y vinculante dictada por un órgano de la Administración Pública en el ejercicio de sus potestades y en el marco del ordenamiento jurídico. Es la forma más habitual mediante la cual la Administración exterioriza su voluntad y produce efectos jurídicos sobre los ciudadanos.
Para que un acto administrativo sea válido debe reunir correctamente todos sus elementos constitutivos. Cuando alguno de esos elementos falta o presenta incorrecciones, el acto será inválido, con consecuencias jurídicas distintas según la gravedad del vicio.
Elementos del acto administrativo
Los elementos del acto administrativo se clasifican en tres categorías:
- Elemento subjetivo: hace referencia a quién dicta el acto. El órgano debe ser competente por razón de la materia, el territorio y la jerarquía. Un acto dictado por un órgano incompetente estará viciado.
- Elemento objetivo: es el contenido del acto, lo que decide y por qué lo decide (motivación). El contenido debe ser posible, lícito y determinado. Un acto con contenido imposible o constitutivo de infracción penal es nulo.
- Elemento formal: es cómo se expresa el acto: la forma escrita como regla general, la motivación exigida y el procedimiento legalmente establecido para dictarlo. El incumplimiento de requisitos formales puede viciar el acto.
Tipos de actos administrativos
Los actos pueden clasificarse según distintos criterios:
- Favorables: otorgan derechos o ventajas al ciudadano (ej.: una licencia de obras, una beca).
- De gravamen: imponen obligaciones o restricciones al ciudadano (ej.: una sanción, un embargo).
- Reglados: la Administración actúa según normas rígidas sin margen de valoración (ej.: reconocimiento automático de una pensión si se cumplen los requisitos).
- Discrecionales: la Administración dispone de un margen de valoración para decidir (ej.: concesión de una subvención entre varios solicitantes).
Invalidez del acto administrativo
Un acto administrativo es inválido cuando le falta alguno de sus elementos o alguno de ellos presenta incorrecciones. Según la importancia de la invalidez, la Ley 39/2015 distingue tres tipos: acto nulo, acto anulable y acto irregular.
Acto nulo de pleno derecho
La incorrección es tan grave que el acto no tiene efectos desde que se dictó y no puede convalidarse en ningún caso. Es como si nunca hubiera existido. Los motivos tasados por la Ley 39/2015 (art. 47) son:
- Lesionen derechos y libertades susceptibles de amparo constitucional (discriminación por razón de nacimiento, raza, sexo…).
- Dictados por un órgano incompetente por razón de la materia o del territorio.
- Tengan un contenido imposible de cumplir (ej.: edificar en Plutón).
- Sean constitutivos de infracción penal o se dicten como consecuencia de ésta (ej.: registro domiciliario sin autorización judicial).
- Dictados sin seguir el procedimiento legalmente establecido (ej.: emitir una sanción sin posibilidad de presentar alegaciones).
- Actos por los que se adquieran facultades o derechos cuando no se tengan los requisitos esenciales para su adquisición (ej.: dar el carnet de conducir a una persona ciega).
- Cualquier otro que establezca expresamente una ley.
La nulidad puede declararse en cualquier momento, no existe plazo.
Acto anulable
Son actos en los que la Administración incurre en cualquier infracción del ordenamiento jurídico que da lugar a la indefensión de los interesados o a la realización de acciones fuera de plazo. Los motivos concretos más habituales son: falta de competencia jerárquica, ausencia de motivación y falta de notificación.
A diferencia del acto nulo, los actos anulables sí pueden convalidarse (corregirse) y sus efectos pasados siguen siendo válidos; solo deja de producir efectos si se anula expresamente. Existe un plazo para impugnarlo; si no se recurre en plazo, el acto deviene firme.
Acto irregular
La infracción cometida es tan leve que no afecta a ninguno de sus elementos esenciales ni produce indefensión en los ciudadanos. El acto nunca deja de producir efectos. Simplemente se subsanan sus errores materiales (ej.: un error tipográfico en la dirección de una licencia de obras que no afecta a ningún derecho).
Notificación y publicación del acto
Para que el acto produzca efectos frente al ciudadano, debe ser notificado individualmente o publicado en el Boletín Oficial correspondiente. La notificación defectuosa puede ser causa de anulabilidad, y el plazo para recurrir no comienza a contar hasta que se produce la notificación correcta.
Revisión de la validez: recursos y revisión de oficio
Ante un acto inválido, el ciudadano puede acudir a los recursos administrativos (alzada, reposición o revisión extraordinaria). La propia Administración puede revisar de oficio sus actos nulos en cualquier momento, y los anulables dentro de los plazos legales. Existe también la revisión contencioso-administrativa ante los Tribunales de Justicia.
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Los Recursos Administrativos: alzada, reposición y revisión
¿Qué es un recurso administrativo?
Un recurso administrativo es el mecanismo legal que permite al ciudadano impugnar un acto administrativo que considera contrario a derecho, solicitando a la propia Administración que lo revise, modifique o anule. Constituye la primera vía de control de la legalidad de los actos antes de acudir a los tribunales.
El control o revisión de los actos administrativos puede realizarse por el poder legislativo, por los Tribunales de Justicia (vía judicial) o por la propia Administración (vía administrativa). Esta última puede iniciarse de oficio o mediante la interposición de recursos administrativos.
Contenido mínimo del recurso
Todo recurso administrativo debe contener, como mínimo:
- Nombre, apellidos e identificación del recurrente.
- El acto que se recurre y la razón de su impugnación.
- Lugar, fecha y firma del recurrente, con indicación del medio y lugar a efectos de notificaciones.
- Órgano al que se dirige el recurso.
Tipos de recursos administrativos
La Ley 39/2015 distingue dos grandes categorías: recursos ordinarios y recursos extraordinarios.
Recursos ordinarios
1. Recurso de alzada
Es el recurso ordinario básico. Se interpone contra actos que no ponen fin a la vía administrativa, así como contra actos de trámite que impiden la continuación del procedimiento o producen indefensión.
- Motivo: nulidad o anulabilidad del acto administrativo.
- Órgano competente: el órgano superior jerárquico al que dictó el acto.
- Plazo de interposición: 1 mes si el acto es expreso; 3 meses si es presunto (silencio administrativo).
- Plazo de resolución: 3 meses (silencio negativo).
- Efecto suspensivo: sí, puede suspenderse la ejecución.
- Recursos contra su resolución: no puede interponerse nuevo recurso administrativo. Solo cabe recurso contencioso-administrativo en el plazo de 2 meses.
2. Recurso potestativo de reposición
Se interpone con carácter previo y voluntario contra actos que sí ponen fin a la vía administrativa y que no son firmes.
- Motivo: nulidad o anulabilidad del acto administrativo.
- Órgano competente: el mismo órgano que dictó el acto.
- Plazo de interposición: 1 mes si el acto es expreso; 3 meses si es presunto.
- Plazo de resolución: 1 mes (silencio negativo).
- Efecto suspensivo: sí, puede suspenderse la ejecución.
- Recursos contra su resolución: no puede interponerse nuevo recurso administrativo. Solo cabe recurso contencioso-administrativo en el plazo de 2 meses.
Se denomina potestativo porque su interposición es voluntaria: el ciudadano puede optar por acudir directamente al recurso contencioso-administrativo sin pasar por el de reposición.
Recurso extraordinario
3. Recurso extraordinario de revisión
Se dirige contra actos firmes en vía administrativa cuando se descubren circunstancias excepcionales que no se tuvieron en cuenta al dictarlos. Es de carácter extraordinario porque solo procede en los motivos tasados:
- Se hubiera incurrido en error de hecho que resulte de los propios documentos del expediente.
- Aparezcan documentos de valor esencial para la resolución que, aunque posteriores, evidencien el error de la resolución anterior.
- Hayan influido esencialmente documentos o testimonios declarados falsos por sentencia judicial firme.
- La resolución se hubiese dictado como consecuencia de prevaricación, cohecho, violencia o maquinación fraudulenta, declarados así por sentencia judicial firme.
- Órgano competente: el mismo órgano que dictó el acto.
- Plazo de interposición: 4 años desde la notificación si la causa es error de hecho; 3 meses en los demás casos desde el conocimiento de los documentos o la sentencia.
- Plazo de resolución: 3 meses (silencio negativo).
- Efecto suspensivo: no.
- Recursos contra su resolución: recurso contencioso-administrativo en el plazo de 2 meses.
Tipos de actos según su recurribilidad
Para aplicar correctamente cada recurso es necesario conocer los tipos de actos:
- Actos de trámite: se realizan a lo largo del procedimiento para llegar a la decisión final (ej.: informes, pruebas). En principio no son recurribles, salvo que impidan la continuación del procedimiento o produzcan indefensión.
- Actos definitivos: ponen fin al procedimiento y deciden sobre la cuestión de fondo (ej.: lista de aprobados de una oposición).
- Actos firmes: aquellos para los que han transcurrido los plazos de recurso sin impugnarlos.
- Actos no firmes: aún están en plazo de ser recurridos.
- Actos que ponen fin a la vía administrativa: no pueden recurrirse en vía administrativa y deben impugnarse directamente ante la jurisdicción contencioso-administrativa.
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El Recurso Contencioso-Administrativo: jurisdicción y procedimiento
¿Qué es el recurso contencioso-administrativo?
El recurso contencioso-administrativo es la vía judicial mediante la cual los ciudadanos impugnan ante los Tribunales de Justicia los actos y disposiciones de la Administración Pública que consideren contrarios a derecho. Se activa una vez agotada la vía administrativa (o cuando la ley lo permite directamente) y está regulado por la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.
La Jurisdicción Contencioso-Administrativa es una jurisdicción ordinaria integrada en el poder judicial. La ejecución de la sentencia que se dicte corresponde al órgano que dictó el acto que se recurre.
Actos recurribles
Pueden impugnarse ante esta jurisdicción:
- Actos que agotan la vía administrativa: el ciudadano ha reclamado ante la Administración y no ha obtenido satisfacción.
- Actos definitivos: ponen fin al procedimiento y deciden sobre la cuestión planteada.
- Actos de trámite cualificados: si deciden el fondo del asunto, determinan la imposibilidad de continuar el procedimiento, producen indefensión o perjuicio irreparable a derechos o intereses legítimos.
- Inactividad de la Administración: cuando la Administración no actúa estando obligada a ello.
- Vía de hecho: cuando la Administración realiza una actuación fuera de su ámbito de competencia o sin seguir el procedimiento establecido (ej.: expropiar un terreno sin seguir el procedimiento legal).
Órganos de la jurisdicción contencioso-administrativa
La jurisdicción contencioso-administrativa se estructura en los siguientes órganos:
- Juzgados de lo Contencioso-Administrativo — Nivel provincial.
- Salas de lo Contencioso-Administrativo de los Tribunales Superiores de Justicia — Nivel autonómico.
- Juzgados Centrales de lo Contencioso-Administrativo — Nivel estatal.
- Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional — Nivel estatal.
- Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Supremo — Nivel estatal.
Todos los órganos son unipersonales (presididos por un solo magistrado) excepto el Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional, los Tribunales Superiores de Justicia y las Audiencias Provinciales, que son colegiados.
Las partes: demandante y demandada
Las partes en el proceso contencioso-administrativo son:
- Demandante: quien reclama, normalmente el ciudadano (administrado), aunque también puede ser la propia Administración que impugna un acto propio mediante la declaración de lesividad.
- Demandada: la Administración.
La intervención de abogado y procurador se denomina postulación:
- En tribunales colegiados: las partes necesitan abogado que asista y procurador que represente.
- En tribunales unipersonales (juzgados): solo se necesita abogado; el procurador es opcional.
Plazos para interponer el recurso
- Disposiciones de carácter general y actos expresos que pongan fin a la vía administrativa: 2 meses contados desde el día siguiente a la publicación o notificación.
- Actos presuntos que pongan fin a la vía administrativa: 6 meses contados desde el día siguiente al que se produzcan los efectos del silencio administrativo.
- Inactividad o vía de hecho: 20 días (10 días si media requerimiento previo).
Procedimiento y terminación
El procedimiento ordinario consta de una serie de fases. Puede verse reducido y acelerado en el procedimiento abreviado, que se aplica en cuestiones de personal al servicio de la Administración Pública, sobre extranjería y en todo aquél cuya cuantía no supere los 30.000 euros.
El procedimiento contencioso-administrativo puede terminar mediante:
- Sentencia: pronunciamiento del tribunal que puede ser inadmisible (el recurso no cumple los requisitos para ser tramitado), estimado (el acto administrativo queda anulado total o parcialmente) o desestimado (el acto se ajusta a derecho).
- Desistimiento del demandante.
- Allanamiento del demandado: la Administración acepta lo solicitado por el demandante.
- Terminación convencional: acuerdo entre las partes.
Recursos contra las resoluciones judiciales
Las decisiones judiciales pueden a su vez recurrirse mediante:
- Recurso de súplica: contra providencias y autos. Lo resuelve el mismo tribunal.
- Recurso ordinario de apelación: contra sentencias de los Juzgados de lo Contencioso. Lo resuelve el Tribunal Superior de Justicia.
- Recurso de casación ordinario: contra sentencias y autos de los Tribunales Superiores de Justicia y la Audiencia Nacional. Lo resuelve el Tribunal Supremo.
- Recurso de casación para unificación de doctrina: contra sentencias contradictorias entre sí de los Tribunales Superiores de Justicia, Audiencia Nacional y Tribunal Supremo. Lo resuelve el Tribunal Supremo.
- Recurso de casación en interés de ley: contra sentencias gravemente dañosas para el interés general o erróneas. Lo resuelve el Tribunal Supremo.
- Recurso de revisión: contra sentencias de los Tribunales Superiores de Justicia, Audiencia Nacional y Tribunal Supremo cuando haya intervenido documento o testimonio falso. Lo resuelve el Tribunal Supremo.
Providencia, auto y sentencia
Las resoluciones judiciales se clasifican en tres tipos:
- Providencia: son mero trámite y tienen por objeto la ordenación del procedimiento. No están motivadas.
- Auto: deciden cuestiones o recursos contra providencias. No están motivados.
- Sentencia: decide el recurso sobre el fondo del asunto. Sí está motivada.
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Contratos del Sector Público: tipos, elementos y adjudicación
¿Qué es un contrato del sector público?
Los contratos del sector público son contratos onerosos, cualquiera que sea su naturaleza jurídica, en los que interviene algún ente, organismo o entidad pública: Administración General del Estado (AGE), Comunidades Autónomas (CCAA), Corporaciones locales, Entidades Gestoras, Organismos Autónomos, Agencias Estatales, Sociedades mercantiles públicas, etc.
Quedan excluidos del ámbito de esta ley: los servicios de funcionarios y la legislación laboral, los servicios que requieran tasa, tarifa o precio público, y los convenios.
La regulación principal se encuentra en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.
Clasificación de los contratos del sector público
Los contratos del sector público se clasifican en cuatro grandes categorías:
- 1. Contratos administrativos:
- Típicos: obra, concesión de obras públicas, gestión de servicios públicos, suministro, servicios y colaboración público-privado.
- Mixtos: engloban al menos dos de las prestaciones típicas (ej.: remodelación física de una oficina e instalación y mantenimiento de equipamiento). El régimen viene determinado por la prestación de mayor peso económico.
- Especiales: no tienen por objeto las prestaciones típicas pero satisfacen una finalidad pública (ej.: explotación de la cafetería de un instituto).
- 2. Contratos de derecho privado: ej., contrato de arrendamiento de un local comercial.
- 3. Contratos menores: importe inferior a 40.000 euros si son de obras; inferior a 15.000 euros para el resto.
- 4. Contratos sujetos a regulación armonizada (UE): ej., contrato de suministro de material sanitario.
Elementos del contrato
Los elementos esenciales de los contratos del sector público son:
- Sujetos:
- Órgano de contratación: responsable de la contratación; puede estar asistido por una mesa de contratación.
- Contratistas: personas naturales o jurídicas, con plena capacidad de obrar, sin prohibición de contratar y con solvencia económica, financiera y técnica.
- Objeto: determinado; no podrá fraccionarse para eludir requisitos legales, salvo excepciones justificadas.
- Precio: cierto y en euros, excluido IVA. Está prohibido el pago aplazado salvo en el arrendamiento con opción a compra.
- Garantías: el 5% (o el 10% en casos especiales) del importe de adjudicación excluido IVA.
- Contenido mínimo legalmente establecido.
- Forma: formal escrita (no verbal, salvo en casos de emergencia).
- Perfección: se produce con la adjudicación definitiva.
Preparación del contrato
El expediente de contratación se inicia por el órgano de contratación e incluye: pliego de cláusulas administrativas particulares, pliego de prescripciones técnicas, certificado de existencia de crédito y fiscalización previa. Tras su aprobación, se abre el procedimiento de adjudicación.
Los contratos menores solo exigen aprobación del gasto, factura y presupuesto-proyecto (para obras). Los expedientes pueden tramitarse de forma abreviada por urgencia o emergencia.
Adjudicación
El procedimiento de adjudicación puede ser: abierto, restringido, negociado o diálogo competitivo. Los contratos menores pueden adjudicarse directamente. Rige el principio de igualdad, transparencia y confidencialidad.
El procedimiento de licitación convoca a los licitadores mediante anuncio en el Boletín Oficial; las proposiciones son secretas y únicas, ajustadas al pliego, cuya aceptación implican. La selección del adjudicatario se basa en criterios vinculados al objeto del contrato (calidad, precio, plazo…) o en la satisfacción de exigencias sociales. Si solo se usa un criterio, será el precio más bajo. No podrá declararse desierta la licitación si existe oferta que cumpla los criterios. La adjudicación debe motivarse, notificarse y publicarse en el perfil del contratante.
Tipos específicos de contratos administrativos típicos
- Contrato de obras: trabajo de construcción o ingeniería civil sobre un bien inmueble. La empresa realiza la obra a cambio de un precio.
- Contrato de concesión de obra pública: la empresa realiza la obra y recibe a cambio el derecho a explotarla durante un período determinado (en lugar de un precio directo).
- Contrato de gestión de servicio público: la Administración encomienda a una empresa la gestión de un servicio de su competencia.
- Contrato de suministro: la Administración adquiere productos o bienes muebles, en modalidad de compra o renting.
- Contrato de servicios: realización de trabajos —intelectuales o manuales— para la obtención de un fin determinado (no es ni una obra ni un suministro).
- Contrato de colaboración público-privada: la Administración realiza un encargo (obra, suministro o servicio) a un ente privado por un período en función de la duración de la amortización.
Extinción del contrato
El contrato se extingue por cumplimiento (realización de la prestación por el contratista de acuerdo con los términos pactados) o por resolución (muerte o incapacidad del contratista, concurso, acuerdo, demora en plazos o pago, incumplimiento de obligaciones, imposibilidad sobrevenida, etc.).
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Documentos Administrativos: clasificación y documentos de los ciudadanos
¿Qué son los documentos administrativos?
Los documentos administrativos son escritos mediante los cuales la Administración Pública y los ciudadanos se relacionan formalmente. Son el soporte material de los actos administrativos y de las comunicaciones en el procedimiento administrativo. Pueden ser emitidos por la propia Administración o por los ciudadanos.
Clasificación de los documentos emitidos por la Administración
Los documentos administrativos que emite la Administración se clasifican en cuatro grandes grupos:
- Documentos de decisión: contienen una declaración de voluntad del órgano competente sobre materias de su competencia. Son los más importantes y se plasman principalmente en resoluciones (definitivas) y acuerdos (de trámite).
- Documentos de transmisión: comunican a otras personas u órganos el contenido de actos, actuaciones o resoluciones administrativas. Los principales son las notificaciones, las publicaciones y los oficios.
- Documentos de constancia: acreditan la existencia de actos o hechos. Los más importantes son las actas (recogen lo sucedido en reuniones o actuaciones) y las certificaciones (acreditan hechos o situaciones registradas).
- Documentos de juicio: contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo sobre cuestiones de un procedimiento. El más habitual es el informe. Los informes pueden ser: preceptivos (obligatoria su emisión) o facultativos (voluntarios); y vinculantes (obligan al órgano que decide) o no vinculantes (son orientativos). Con carácter general son facultativos y no vinculantes.
Documentos de constatación de otros (copias)
Además de los anteriores, la Administración puede emitir copias de documentos:
- Copias auténticas: expedidas por el mismo órgano que emitió el documento original.
- Copias autenticadas (compulsas): copias de documentos mediante el cotejo con el original, estampándose la diligencia de compulsa.
Documentos emitidos por los ciudadanos
Los ciudadanos también emiten documentos para relacionarse con la Administración. Los principales son:
- Solicitudes (instancias): documentos que inician el procedimiento administrativo por iniciativa particular. La Ley 39/2015 exige que contengan: nombre, apellidos e identificación del interesado o representante; lugar a efectos de notificaciones; hechos y razones de la solicitud; lugar, fecha y firma; e identificación del órgano al que se dirige.
- Denuncias: documentos que ponen en conocimiento de la Administración un hecho concreto que puede dar lugar a un procedimiento administrativo (sancionador o no). Importante: la presentación de una denuncia no convierte automáticamente al denunciante en interesado; solo ocurrirá si es titular de derechos o intereses legítimos afectados por la resolución final.
- Alegaciones: documentos presentados por los interesados en un procedimiento mediante los que aportan datos o valoraciones para su consideración, acompañados de documentos si procede. Pueden presentarse en cualquier momento anterior al trámite de audiencia.
- Recursos: documentos mediante los que el ciudadano impugna un acto administrativo que afecta a sus derechos o intereses legítimos, solicitando su anulación por nulidad o anulabilidad.
- Peticiones: documentos de solicitud de concesión discrecional de un derecho por parte del órgano administrativo. Se diferencia de la solicitud en que la petición se basa en la concesión discrecional de un derecho. No inicia procedimiento administrativo.
- Reclamaciones: documentos que se presentan al margen de un procedimiento administrativo. Son quejas o denuncias por mala o nula atención, tardanza u otras incidencias en las relaciones con la Administración. No inician procedimiento administrativo.
Contenido mínimo aconsejable de los documentos de los ciudadanos
Aunque la Ley 39/2015 solo establece exigencias de contenido mínimo obligatorio para las solicitudes y los recursos, es aconsejable que cualquier documento del ciudadano incluya:
- Identificación del emisor: nombre, apellidos y DNI.
- Identificación del destinatario: órgano administrativo al que se dirige.
- Exposición de los hechos, lugar y fecha.
- Solicitud, si procede, del inicio de procedimiento administrativo.
- Identificación de los lugares y medios de notificación preferentes.
Registro de entrada y salida de documentos administrativos
Los órganos administrativos llevan un registro general en el que se realiza el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o recibido. También se anotan en él la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.
Los asientos se anotan respetando el orden temporal de recepción o salida e indicarán la fecha del día. Cada asiento debe contener: un número; epígrafe expresivo de su naturaleza; fecha de entrada; fecha y hora de presentación; identificación del interesado, órgano remitente y persona u órgano al que se envía; y en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación.
Los registros deben instalarse en soporte informático. El sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones de los restantes registros del órgano administrativo.
Derechos de los ciudadanos frente a la Administración
Los ciudadanos tienen derechos de carácter general (tratamiento digno, acceso a registros, uso de lenguas oficiales, información y orientación), derechos derivados de la condición de interesados (no presentar documentos ya en poder de la Administración, conocer el estado de tramitación, obtener copia sellada, formular alegaciones) y derechos destinados a garantizar el respeto (identificar a las autoridades, exigir responsabilidades).
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