La empresa como ente jurídico y económico
¿Qué es una empresa?
La empresa es un agente fundamental en la economía moderna que, junto con los consumidores y el sector público, protagoniza las relaciones jurídicas y económicas de nuestro sistema de economía mixta. Se define como la unidad económica básica de producción, cuya función principal es producir bienes y servicios para venderlos al mercado a cambio de un precio, satisfaciendo así las necesidades de la sociedad.
De forma más precisa, la empresa es una organización formada por elementos tanto humanos como materiales, que se coordinan para el desarrollo de una actividad económica y la consecución de una serie de objetivos, en interacción con su entorno.
Elementos de la empresa
Para que una empresa pueda desempeñar su labor, necesita una serie de factores de producción, clasificados tradicionalmente en tres categorías:
- Tierra: elementos relacionados con los recursos naturales, como las materias primas.
- Trabajo: la mano de obra, es decir, la actividad física e intelectual del personal de la empresa (directivos, empleados).
- Capital: puede ser técnico (instalaciones, maquinaria, tecnología) o financiero (medios dinerarios necesarios para la actividad).
A estos tres factores hay que añadir la coordinación o iniciativa empresarial: la capacidad de la dirección para reunir y gestionar todos los anteriores factores.
Objetivos y entorno
Toda empresa debe perseguir un objetivo, es decir, una finalidad o meta. El más habitual es la obtención de un beneficio o la maximización del mismo. Sin embargo, también pueden plantearse otros como la supervivencia o el crecimiento sostenido.
La empresa es un sistema abierto en continua interrelación con su entorno, recibiendo influencia de factores externos e influyendo a su vez sobre ellos. Existen dos tipos de entornos:
- Entorno general: formado por factores económicos, políticos, tecnológicos, sociales o culturales que inciden sobre todas las empresas.
- Entorno específico: constituido por clientes, proveedores, instituciones públicas y entidades financieras que afectan de forma particular a cada empresa.
Clasificación de las empresas
Las empresas pueden clasificarse según diferentes criterios:
| Criterio | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Actividad económica | Sector primario | Explotación de recursos naturales: agricultura, ganadería, pesca |
| Actividad económica | Sector secundario | Transformación de materias primas: industria, construcción |
| Actividad económica | Sector terciario | Prestación de servicios: comercio, hostelería, finanzas |
| Tamaño | Microempresa | Menos de 10 trabajadores y volumen ≤ 2 mill. € |
| Tamaño | Pequeña empresa | Menos de 50 trabajadores y volumen ≤ 10 mill. € |
| Tamaño | Mediana empresa | Menos de 250 trabajadores y volumen ≤ 50 mill. € |
| Tamaño | Grande empresa | 250 o más trabajadores y volumen > 50 mill. € |
| Titularidad del capital | Privada / Pública / Mixta | Según si el capital pertenece a particulares, al Estado o a ambos |
| Forma jurídica | Personalidad física | Mantienen la personalidad de su propietario: empresario individual |
| Forma jurídica | Personalidad jurídica | Tienen personalidad propia: sociedades mercantiles |
En España, la mayoría de empresas son PYME (pequeñas y medianas empresas), cuya dimensión les permite adaptarse mejor al entorno y especializarse en pequeños mercados.
La empresa como sujeto jurídico
Además de su dimensión económica, la empresa también protagoniza relaciones jurídicas, siendo titular de derechos y obligaciones. Esta doble condición —económica y jurídica— es la que hace imprescindible el conocimiento de la documentación jurídica que acompaña a la constitución y al funcionamiento diario de cualquier empresa.
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Empresario individual y sociedades personalistas
Personalidad física y jurídica en las formas empresariales
Desde un punto de vista jurídico, la persona es todo ser capaz de ser titular de derechos y obligaciones. La personalidad es la aptitud o capacidad para estar sujeto a esos derechos y obligaciones. En el ámbito empresarial distinguimos dos tipos:
- Personalidad física: la poseen los seres humanos. En el mundo empresarial, mantienen la personalidad física de sus propietarios el empresario individual, la comunidad de bienes y la sociedad civil privada.
- Personalidad jurídica: la poseen las sociedades con capacidad propia para ser titulares de derechos y obligaciones, con independencia de sus socios.
El empresario individual
Según el artículo 1 del Código de Comercio, es empresario individual el que, teniendo capacidad legal para ejercer el comercio, se dedica a él habitualmente. Los tres requisitos son: capacidad legal (ser mayor de edad y tener libre disposición de los bienes), dedicación habitual al comercio y ejercicio en nombre propio.
Sus características generales: una sola persona es titular de todos los derechos y obligaciones; la responsabilidad es ilimitada (responde con todos sus bienes presentes y futuros); no se exige capital mínimo; tributa por el IRPF; y no requiere trámites formales de constitución como escritura pública ni inscripción en el Registro Mercantil.
Nota importante: empresario individual y autónomo no son sinónimos. El empresario individual es una forma jurídica; el autónomo es un régimen de Seguridad Social (RETA).
La sociedad civil
Las sociedades civiles están constituidas por dos o más personas que ponen en común dinero, bienes o industria con el propósito de repartir entre sí las ganancias. Se regulan por el Código Civil y existen dos tipos:
- Sociedad civil privada: contrato secreto o privado, sin inscripción en el Registro Mercantil. Tiene personalidad física. Sus socios tributan por IRPF (régimen de atribución de rentas).
- Sociedad civil pública: contrato formalizado en Escritura Pública e inscrito en el Registro Mercantil. Adquiere personalidad jurídica propia. Tributa por Impuesto de Sociedades.
En ambos casos: mínimo dos socios, gestión a cargo de los socios, sin capital mínimo legal y responsabilidad ilimitada.
La sociedad colectiva
La sociedad colectiva es una sociedad mercantil personalista. Actúa en nombre colectivo y bajo responsabilidad subsidiaria, personal, ilimitada y solidaria de todos sus socios.
| Característica | Detalle |
|---|---|
| Nº de socios | Mínimo 2 |
| Tipo | Personalista: prima la condición de socio |
| Responsabilidad | Subsidiaria, personal, ilimitada y solidaria |
| Capital mínimo | Sin mínimo legal |
| Denominación | Nombre de socios + S.C. |
| Constitución | Escritura Pública + Registro Mercantil |
| Fiscalidad | Impuesto de Sociedades |
Las sociedades comanditarias
La sociedad comanditaria cuenta con dos tipos de socios: socios colectivos (gestionan, responsabilidad ilimitada) y socios comanditarios (solo aportan capital, responsabilidad limitada al capital aportado).
- Comanditaria simple: sin capital mínimo legal.
- Comanditaria por acciones: capital dividido en acciones, mínimo 60.000 €.
Ambas requieren Escritura Pública e inscripción en el Registro Mercantil, y tributan por el Impuesto de Sociedades.
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Sociedades capitalistas y especiales: S.L., S.A., cooperativas y laborales
Las sociedades capitalistas
Las sociedades capitalistas se caracterizan porque prima el capital sobre la condición personal de los socios. Los socios responden únicamente con el capital aportado (responsabilidad limitada) y la condición de socio es, en principio, libremente transmisible. Se rigen por la Ley de Sociedades de Capital (LSC), Real Decreto Legislativo 1/2010.
La Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.L.)
La S.L. es la forma capitalista más utilizada en España. Sus características principales son:
- Capital mínimo: 1 euro (desde la Ley 18/2022, Ley Crea y Crece). Antes era 3.000 €. Si el capital no alcanza los 3.000 €, debe destinarse el 20% del beneficio anual a reserva legal hasta alcanzarlo.
- Participaciones: el capital se divide en participaciones sociales, no libremente transmisibles (no cotizan en bolsa). La transmisión requiere escritura pública.
- Responsabilidad: limitada al capital aportado.
- Órganos: Junta General de Socios (órgano deliberante) y Órgano de Administración (administrador único, solidario, mancomunado o Consejo de Administración).
- Socios: mínimo 1 (unipersonal). Sin máximo legal.
- Fiscalidad: Impuesto de Sociedades (25% tipo general).
- Constitución: Escritura Pública e inscripción en el Registro Mercantil.
La Sociedad Limitada Nueva Empresa (S.L.N.E.)
Es una especialidad de la S.L. creada para facilitar la constitución de pequeñas empresas:
- Máximo 5 socios personas físicas en el momento de la constitución.
- Capital mínimo: 3.012 €; capital máximo: 120.202 €.
- La denominación social debe incluir los dos apellidos y el nombre de uno de los socios fundadores, seguido de un código alfanumérico único.
- Permite tramitación telemática y constitución en 48 horas.
La Sociedad Anónima (S.A.)
La S.A. es la forma capitalista por excelencia para grandes empresas y para cotizar en bolsa:
- Capital mínimo: 60.000 euros. En el momento de la constitución debe estar íntegramente suscrito y al menos el 25% desembolsado.
- Acciones: el capital se divide en acciones, que son libremente transmisibles (pueden cotizar en bolsa).
- Responsabilidad: limitada al capital aportado.
- Órganos: Junta General de Accionistas (ordinaria, extraordinaria o universal) y Consejo de Administración (o administrador).
- Socios: mínimo 1 (unipersonal). Sin máximo legal.
- Fiscalidad: Impuesto de Sociedades (25%).
Sociedades laborales
Las sociedades laborales (S.L.L. o S.A.L.) son aquellas en las que la mayoría del capital social es propiedad de los trabajadores que prestan en ellas servicios retribuidos de forma personal y directa, con contrato laboral indefinido.
- Pueden constituirse como S.L. Laboral (S.L.L.) o S.A. Laboral (S.A.L.).
- Ningún socio puede tener más del 33% del capital (excepto entidades públicas y asociaciones sin ánimo de lucro, que pueden tener hasta el 49%).
- Los trabajadores no socios con contrato indefinido no pueden superar el 15% de los socios trabajadores (25% si la sociedad tiene menos de 25 socios trabajadores).
- Deben inscribirse en el Registro Administrativo de Sociedades Laborales.
La Sociedad Cooperativa
La sociedad cooperativa es una sociedad constituida por personas que se asocian, en régimen de libre adhesión y baja voluntaria, para la realización de actividades empresariales, encaminadas a satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas y sociales.
| Característica | Detalle |
|---|---|
| Principios | Libre adhesión y baja voluntaria, gestión democrática, autonomía e independencia |
| Responsabilidad | Limitada a las aportaciones al capital social |
| Órganos | Asamblea General, Consejo Rector e Intervención |
| Fondos obligatorios | Fondo de Reserva Obligatorio (FRO) y Fondo de Educación y Promoción (FEP) |
| Registro | Registro de Sociedades Cooperativas (no el Registro Mercantil) |
| Fiscalidad | Impuesto de Sociedades (tipo especial) |
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Constitución y documentación de sociedades mercantiles
Proceso de constitución de una sociedad mercantil
La constitución de una sociedad mercantil requiere seguir una serie de pasos ordenados. Cada paso genera documentación jurídica específica que debe conservarse y, en muchos casos, inscribirse en registros públicos. A continuación se describe el proceso completo.
Paso 1: Certificación negativa del nombre
El primer trámite es solicitar al Registro Mercantil Central la certificación negativa del nombre, que acredita que la denominación social elegida no coincide con la de otra sociedad ya existente. Esta certificación tiene una vigencia de 6 meses y debe aportarse al notario para otorgar la escritura de constitución.
Paso 2: Escritura de constitución y estatutos
Los socios fundadores deben acudir a un notario para otorgar la escritura pública de constitución. Esta escritura debe contener como mínimo:
- La identidad de los socios fundadores.
- La voluntad de constituir la sociedad.
- Las aportaciones de cada socio al capital social.
- Los estatutos sociales (regulan el funcionamiento interno).
- La designación de los administradores.
Los estatutos sociales son la norma interna de la sociedad. Deben incluir: denominación social, objeto social, domicilio social, capital social, participaciones/acciones, órganos de gobierno y sus competencias.
Paso 3: Obtención del NIF provisional
Con la escritura de constitución, los fundadores acuden a la Agencia Tributaria (AEAT) y presentan el modelo 036 (declaración censal) para obtener el NIF provisional. Esto permite a la sociedad realizar operaciones económicas mientras finaliza el proceso de inscripción.
Paso 4: Liquidación del ITP/AJD
Debe presentarse el modelo 600 en la Comunidad Autónoma para liquidar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP/AJD), modalidad Operaciones Societarias (OS). Desde el Real Decreto-ley 13/2010, estas operaciones están exentas del impuesto, pero el modelo 600 sigue siendo obligatorio presentarlo.
Paso 5: Inscripción en el Registro Mercantil
La inscripción en el Registro Mercantil de la provincia del domicilio social es el trámite que otorga a la sociedad personalidad jurídica plena. A partir de este momento, la sociedad puede actuar con plena capacidad jurídica frente a terceros.
Paso 6: NIF definitivo
Una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se debe obtener el NIF definitivo presentando nuevamente el modelo 036 (o el 037 para obligaciones fiscales simplificadas) ante la AEAT. El plazo es de 30 días desde la inscripción registral.
Tramitación telemática: PAE y CIRCE
El sistema CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas) permite tramitar la constitución de S.L. y S.L.N.E. de forma telemática a través de los PAE (Puntos de Atención al Emprendedor). El Documento Único Electrónico (DUE) integra todos los trámites de constitución e inicio de actividad en un solo documento.
Modificación de escrituras
Cualquier modificación de los estatutos o de la escritura de constitución (cambio de denominación, objeto social, domicilio, capital, etc.) requiere el mismo procedimiento: acuerdo de la Junta General con la mayoría requerida, otorgamiento de nueva escritura pública ante notario e inscripción en el Registro Mercantil.
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Puesta en marcha de la empresa: trámites, libros obligatorios y conservación documental
Trámites de puesta en marcha ante la Administración
Una vez constituida la sociedad e inscrita en el Registro Mercantil, antes de iniciar la actividad la empresa debe cumplir una serie de trámites ante diferentes administraciones.
Trámites ante la Agencia Tributaria (AEAT)
Los principales trámites ante la AEAT son:
- Alta en el Censo de Empresarios: mediante el modelo 036 (declaración censal completa) o el modelo 037 (versión simplificada para autónomos y pequeñas empresas con obligaciones más sencillas). Debe presentarse antes de iniciar la actividad.
- Alta en el IAE (Impuesto de Actividades Económicas): también se tramita con el modelo 036. Las nuevas empresas y autónomos están exentos del IAE durante los dos primeros años de actividad y, después, si su cifra de negocios no supera el 1 millón de euros.
Trámites ante el Ayuntamiento
Dependiendo de la actividad, pueden ser necesarios:
- Licencia de obras: si se realizan obras de adecuación del local.
- Licencia de apertura o actividad: autoriza el inicio de la actividad en un local determinado. Puede ser de actividad inocua (comunicación previa) o de actividad calificada (expediente completo).
- Alta en el IBI (Impuesto sobre Bienes Inmuebles): si la empresa es propietaria de algún inmueble.
Trámites ante la Seguridad Social
Los trámites ante la Seguridad Social son fundamentales:
| Trámite | Documento | Descripción |
|---|---|---|
| Afiliación/número de afiliado | TA.1 | Si el trabajador no tiene número de afiliación previo |
| Inscripción de la empresa | TA.6 | Obtención del Código de Cuenta de Cotización principal |
| Apertura de Cuenta de Cotización | TA.7 | Para centros de trabajo adicionales |
| Alta de trabajadores | TA.2/S | Alta de cada trabajador contratado |
| Alta de socios en RETA | TA.0521 | Alta de los socios administradores en el RETA |
Trámites ante la Consejería de Trabajo de la CCAA
Deben realizarse los siguientes trámites:
- Comunicación de apertura del centro de trabajo: debe realizarse en los 30 días siguientes al inicio de la actividad.
- Obtención del calendario laboral: la empresa debe solicitar el calendario laboral oficial ante la Inspección Provincial de Trabajo y exponer una copia en el centro de trabajo.
Libros contables obligatorios
El artículo 25 del Código de Comercio obliga a todo empresario a llevar una contabilidad ordenada. Los libros obligatorios son:
- Libro Diario: registra todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, día a día.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: recoge el inventario inicial y los inventarios periódicos, así como las cuentas anuales (balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria).
Libros societarios obligatorios
Además de los libros contables, las sociedades deben llevar:
- Libro de Actas: recoge los acuerdos adoptados por los órganos colegiados de la sociedad (Junta General, Consejo de Administración). Obligatorio para todas las sociedades mercantiles según el artículo 26 del Código de Comercio.
- Libro-registro de socios (S.L.): recoge las sucesivas transmisiones de participaciones sociales y la identidad de los socios.
- Libro-registro de acciones nominativas (S.A. y Comanditaria por acciones): recoge las transmisiones de acciones nominativas.
Legalización de los libros
Desde los ejercicios cerrados después del 31 de diciembre de 2014, los libros contables y societarios deben legalizarse telemáticamente ante el Registro Mercantil en el plazo de 4 meses desde el cierre del ejercicio (antes de 30 de abril para ejercicios que cierran a 31 de diciembre).
Conservación de los libros y documentación
Conforme al artículo 30 del Código de Comercio, el empresario debe conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes durante 6 años desde el último asiento realizado. Esta obligación se extiende incluso a la documentación de las empresas disueltas.
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Fedatarios públicos: el notario y su función en la vida jurídica y empresarial
¿Qué son los fedatarios públicos?
Los fedatarios públicos son personas facultadas por el Estado para dar fe de los actos y contratos en que intervienen, dotándolos de autenticidad y eficacia jurídica plena. Su función es garantizar la seguridad jurídica en el tráfico civil y mercantil. Entre los principales fedatarios públicos en España se encuentran el notario (para actos extrajudiciales) y el registrador mercantil (para la inscripción de actos en el Registro Mercantil).
El notario: doble naturaleza
Conforme al artículo 1 del Reglamento Notarial, el notario tiene una doble naturaleza:
- Funcionario público: ejerce la fe pública notarial por delegación del Estado, garantizando la autenticidad de los actos que autoriza.
- Profesional del Derecho: actúa también como asesor jurídico imparcial de las partes, orientándolas sobre el mejor modo de satisfacer sus intereses dentro de la legalidad.
El notario garantiza la seguridad jurídica, valor proclamado en el artículo 9 de la Constitución Española como principio fundamental del Estado de Derecho.
La fe pública notarial
La fe pública notarial tiene dos vertientes:
- Fe pública de exactitud de los hechos: el notario certifica que los hechos que percibe directamente son exactos (fecha, lugar, identidad de los otorgantes, actos realizados).
- Fe pública de autenticidad de las declaraciones: certifica que las declaraciones de voluntad de las partes son auténticas (que las personas dijeron lo que el documento recoge).
Organización del notariado
Los notarios se organizan territorialmente en Colegios Notariales (uno por cada demarcación territorial, con sede en las capitales de Comunidad Autónoma). A nivel nacional, la organización máxima es el Consejo General del Notariado, que depende del Ministerio de Justicia.
La escritura pública: elevación a público
La escritura pública es el documento notarial que recoge negocios jurídicos de mayor trascendencia. Cuando un documento privado se convierte en escritura pública se dice que se eleva a público. La escritura pública otorga la máxima seguridad jurídica y tiene tres características fundamentales:
- Autenticidad: certifica la identidad de los otorgantes y la exactitud del contenido.
- Ejecutoriedad: puede ejecutarse directamente (sin necesidad de sentencia judicial previa) para reclamar obligaciones dinerarias líquidas.
- Legalidad: el notario verifica que el contenido cumple la ley.
El protocolo notarial
La escritura pública original queda incorporada al protocolo notarial, que es el archivo cronológico de los documentos autorizados por el notario. El original nunca sale del protocolo; lo que circula son las copias (simples o autorizadas). Cuando el notario se jubila o cesa, su protocolo pasa al Archivo Histórico de Protocolos.
Documentos notariales más habituales en la empresa
Los documentos notariales más frecuentes en la vida empresarial son:
- Constitución, modificación y disolución de sociedades mercantiles.
- Compraventas de inmuebles y locales.
- Préstamos hipotecarios.
- Poderes notariales (generales y especiales).
- Elevación a público de acuerdos de la Junta General o del Consejo de Administración.
- Actas notariales (de presencia, de referencia, de notoriedad).
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